Късно сутринта е в Кингстън и докато върви от заседателна зала в SRC в Ямайка, Рикардо Гоуди, ръководител на екипа за управленски информационни системи (MIS), размишлява за професионалния си път и какво е вдъхновило работата му досега.
„Бих искал да видя Ямайка да се превърне в технологично ориентирана нация и по същество се опитвам да постигна това. За мен беше чест да допринеса за оптимизирането на начина, по който влиятелен Съвет като SRC приема времената, в които се намираме.“
Рикардо работи в дигиталното пространство през последните двадесет години, като последната година и половина е в SRC. Като водеща изследователска институция в Ямайка, SRC предлага различни услуги, включително изследователска подкрепа за селскостопанския сектор, разработване и тестване на продукти, както и пилотен завод за производство на храни, където предприятията могат да произвеждат прототипи или продукти, за да се възползват от пазара. В своята роля Рикардо ръководи стратегическия приоритет на Съвета за внедряване на технологични решения, насочени към подобряване на ефективността и предоставянето на услуги.
Екипът на MIS в Научноизследователския съвет на Ямайка. Отляво надясно: Та-Вон Марш, Валенсия Браун, Романе Брайън, Рикардо Гоуди, Шинел Кларк.
Защо дигитално и защо сега?
Съветът по цифрови технологии (SRC) има ясна визия за дигитален растеж, особено в областта на обновяването на инфраструктурата и управлението на данни. Досега е постигнат значителен напредък, като наскоро Рикардо ръководеше оптимизирането на начина, по който Съветът се свързва вътре в себе си и с външния свят. Той ръководеше инициативи за модернизиране на мрежовите системи, които подобряват скоростта, сигурността и надеждността на данните, обменяни между различните отдели на Съвета. Екипът на MIS също така преработи уебсайта на SRC, за да подобри комуникацията с обществеността, и интегрира анализи за по-добро разбиране на аудиторията.
Проектът ISC Научни организации в дигиталната ера дойде във време, когато SRC обмисляше стратегически как да намали напрежението в начина, по който взаимодейства с клиентите си и се учи от тях. Като част от кохортата, имаше много неща, върху които можеха да се съсредоточат. Те обаче избраха да дадат приоритет на един от аспектите на бизнеса си, който генерира значителни приходи: пилотния завод. Тук те продават време за ползване на сертифицираното по ISO съоръжение, където клиентите могат да дойдат с прототипи за производство и тестване.
В момента, за да използват пилотния завод, клиентите трябва да резервират ръчно. Този процес на планиране води до чести двойни резервации, което води до неефективност и лошо клиентско изживяване. Най-голямото предизвикателство е липсата на прозрачност. Няма лесен начин да се види кога оборудването е налично или как да се управлява графикът гъвкаво. Присъединявайки се към проекта ISC, Рикардо и екипът му потърсиха насоки как да модернизират този процес и да въведат автоматизирана онлайн система за резервации. За SRC, безпроблемното резервиране би позволило добре планирано използване на завода им и по-предвидими приходи.
Посока на движение
Чрез проекта ISC, Рикардо се запозна с нови методологии, които разшириха неговата перспектива.
„Винаги съм бил фокусиран върху технологията; как да я накарам да работи, как да я задействам“, обяснява Рикардо. „Но сега мисля за хората, които я използват, как ще взаимодействат с нея и как тя ще се впише в работния им процес. Това е истинската промяна.“
Сесиите го насърчиха да възприеме подход, който включва ранно ангажиране на заинтересованите страни, разбиране на потребителския опит и интегриране на обратна връзка в подходящи етапи от проекта. Тази промяна в начина на мислене е повлияла на начина, по който той подхожда към новата система за резервации на пилотния завод. Вместо да изграждат цялата система наведнъж, Рикардо и екипът му са избрали поетапно внедряване, започвайки с минимално жизнеспособен продукт (MVP).
„Решихме да започнем с малко и да изграждаме постепенно. По този начин можем да се адаптираме и да получаваме обратна връзка на всеки етап“, обяснява Рикардо.
Тази стратегия е предназначена да рационализира внедряването, като същевременно намали съпротивата на персонала чрез ранното му включване в процеса. Като част от това, Рикардо е работил по план за управление на промените, който включва редовно участие на персонала в етапите на разработване.
Рикардо се запозна и с критичната важност на визуализацията. Независимо дали чрез концептуализиране на целия проект на бяла дъска или чрез записване на специфични изисквания за всеки етап, той вече разбира, че яснотата е ключова за избягване на капани. Колкото повече визуализира, толкова по-лесно му е да забелязва пропуски и да осигурява съгласуваност.
Подходът MVP им позволява също така да избегнат скъпоструващи грешки.
„Искахме да сме сигурни, че създаваме нещо, което потребителите действително биха искали да използват“, казва Рикардо.
Дългосрочната визия на Рикардо за SRC е ясна: технологична екосистема, ориентирана към потребителя, където дигиталните инструменти непрекъснато се развиват, за да отговорят на нуждите както на персонала, така и на клиентите. Крайната цел е да се създаде дигитално свързан SRC. Такава, в която както вътрешните системи, така и услугите, насочени към клиентите, са безпроблемно интегрирани.
Докато Рикардо и екипът му работят по финализирането на системата за резервации на пилотния завод, те вече планират следващите стъпки за по-широката дигитална стратегия в SRC. Един от ключовите стълбове на стратегията е дигитализацията на физическите активи и Рикардо предвижда проектът да подготви почвата за бъдещи усилия за дигитализация.
След като системата заработи напълно, Рикардо се надява, че това ще проправи пътя за интегрирането на инструменти с изкуствен интелект и анализ на данни, което би подобрило обучението и обслужването на клиентите. Той вече предизвиква екипа си да помисли как могат да използват тези данни, за да подобрят гъвкавостта и бързината на своите процеси.
„Искам да продължим да приемаме дигиталната трансформация по начин, който е удобен за нас. Технологията, която искам да създам, е такава, която улеснява живота на хората“, заключава Рикардо.
Потвърждение за финансиранеТази работа е осъществена с помощта на грант от Международния център за изследвания в областта на развитието (IDRC), Отава, Канада. Изразените тук мнения не представляват непременно тези на IDRC или неговия Управителен съвет.
Прочетете повече за научните организации в дигиталната ера 
Прочетете повече за бъдещето на научните системи 
Прочетете повече за Center for Science Futures 
Прочетете повече за „Нова визия за симпозиум без граници“ 
Прочетете повече за инструмента за планиране на онлайн или хибридна конференция 
Прочетете повече за инструмента за подобряване на потребителското изживяване в научна организация 
