Пред спретнато подредена етажерка за книги в офиса си в Барселона, Сесилия Делгадо-Молина, изпълнителен секретар на Международната социологическа асоциация (ISA), разказва за едно запомнящо се преживяване, случило се на другия край на света, през първата година след като пое поста си.
„В крайна сметка плащахме за празни зали. Тъй като хората бяха пътували на дълги разстояния за лични взаимодействия, те не се явиха на хибридни сесии, водени от лектори чрез екран на място.“
Сесилия говори за хибридна конференция, проведена в Австралия през 2023 г., експеримент на ISA за преминаване към хибридно разпределение. „След тази конференция почувствахме по-спешно от всякога, че ISA се нуждае от дълбока промяна.“
Пътят напред беше обезсърчителен. ISA беше основана през 1949 г. и методите ѝ изглеждаха също толкова здраво вкоренени в 20-ти век. Въпреки това, през 2023 г., под ръководството на президента и Изпълнителния комитет, ISA започна да си представя трансформация, която е дигитална, да, но и културна. Имаше осъзнаване, че е необходимо преосмисляне на мисленето на всички.
Сесилия е мексикански социолог, чиято кариера отдавна е преплетена с глобалните изследователски мрежи на ISA. Тя ръководи Секретариата на Асоциацията, екип, посветен на подкрепата на мисията и дейностите на ISA. Секретариатът беше натоварен със задачата да приложи тази визия за дигитална трансформация, която включва: насърчаване на дигитално свързана общност, подобряване на услугите за членовете и подкрепа на глобалните изследователски мрежи на ISA. Крайната цел е да се развие асоциация с устойчиви, фокусирани върху потребителите дигитални стратегии, които отразяват ангажимент за приобщаване, достъпност и глобално сътрудничество.
Първият ход на Секретариата беше решителен: хартиените архиви на ISA трябваше да изчезнат! През 2024 г. асоциацията преустанови архивирането на хартиени материали, като всички нови материали вече се намират в техния специално създаден онлайн портал за членове. След три интензивни месеца миграция, този портал осигури по-лесно подновяване на членство, плащания в реално време и дигитални ресурси директно в ръцете на членовете.
Беше добро начало, но Сесилия знаеше, че истинското изпитание за дигиталната зрялост на ISA се крие в преосмислянето на начина, по който членовете си сътрудничат, учат и се свързват с асоциацията.
Когато Проектът „Дигитални пътешествия“ на ISC След като предложи на 11 членове на ISC да преминат през целенасочено обучение за дигитална трансформация, Сесилия се възползва от възможността. Належащото предизвикателство пред ISA беше проектирането на изцяло онлайн симпозиум за 2026 г. Сесилия беше наясно, че предишните експерименти не са проработили, като например споменатата по-рано хибридна конференция, която се усещаше като сблъсък на два свята. За ISA, провеждането на симпозиума изцяло онлайн би позволило по-голямо представителство от регионите с глобално мнозинство.
Конкретната подкрепа, която Сесилия и нейният екип търсеха от кохортата, беше в изграждането на увереност, за да продължат напред с търсенето на подходящи технически партньори за този изцяло онлайн симпозиум. Те се нуждаеха от помощ при изготвянето на Заявка за предложение (RfP).
В рамките на три сесии с треньор, амбициите на ISA бяха концептуализирани в RfP (Заявка за участие), която обещава по-свързано и ангажирано дигитално събиране. Треньорът на ISA помогна на екипа да превърне сложните технически нужди в ясни изисквания. До юни 2025 г. ПзУ беше публикуван, привличайки предложения от технологични партньори от цял свят.
С поглед напред, Секретариатът вижда онлайн симпозиума през 2026 г. като най-значимата стъпка на ISA досега. Визията, която имат, е убедително приобщаваща: „Очакваме по-голямо разнообразие, особено от региони, които обикновено са недостатъчно представени. Това ще отвори врати за участие на учени, които не могат да си позволят да пътуват поради климатични, финансови или здравословни проблеми.“
Групова снимка с президента на ISA Джефри Плейърс, изпълнителния секретар на ISA Сесилия Делгадо-Молина, служители на секретариата на ISA и местни доброволци на 5-ия форум по социология на ISA в Рабат, Мароко (2025 г.). Автор: © Международна социологическа асоциация.
Именно докато работех по RfP, се появи и нещо неочаквано. „В началото си мислехме, че просто трябва да разберем коя платформа да изберем“ казва Сесилия. „Но това, което се появи, беше далеч по-голямо – ясен, структуриран набор от инструменти, който би могъл да помогне на подобна организация, изправена пред същата дигитална несигурност.“
Планиране на вашата онлайн конференция
Този блог представя подробно ръководство, предназначено да помогне на научните организации да планират и провеждат ефективни онлайн конференции. То предлага практичен начин да обмислите всеки етап от провеждането на дигитално или хибридно събитие – от определянето на целта, през ангажирането на участниците, до запечатването на наследството след това.
Полученият инструментариум предлага ясна пътна карта за провеждане на приобщаващи онлайн събития. Първо, той изисква яснота: Защо да проведем конференцията? Как изглежда истинският успех? След това се обръща внимание на участниците, които биха били включени: Кои са те, всъщност? Това е особено вярно за разнообразната глобална аудитория, тъй като тяхното местоположение, езици и бариери трябва да оформят това, което се изгражда.
След това идват практическите аспекти. Избор на правилната платформа, проектиране на формати на сесии, които отговарят на нуждите на членовете, и внимателно създаване на пространства за истинско взаимодействие. Сесилия признава с характерната си откритост: „Ние сме социолози, но дори на нас ни трябваше да ни напомни, че истинското взаимодействие не се случва просто така. Трябва съзнателно да се създадат условията за него.“
Ключова, често пренебрегвана стъпка е последният стълб на инструментариума – измерването и наследството. Какво се получи и какво не? Как ще се поучим и ще се подобрим за следващия път?
Резултатът е структуриран подход към планирането на конференции, изграден въз основа на реалностите на ISA, който други научни организации по света могат лесно да адаптират.
Но може би най-дълбокият урок, който Сесилия извлече от това пътуване, беше идеята, че промяната се практикува непрекъснато. Тя насърчава екипа си да гледа на всяко решение като на малък експеримент, воден от въпроси като: Това работи ли за нашите членове? Ако не, как можем да се приспособим? Екипът е приложил този начин на мислене и подход в проект за ремоделиране на уебсайт, за който в момента избират доставчик. Тя се надява, че промяната на перспективата, така че членовете да бъдат основните потребители на инструментите, ще се превърне във водещ принцип, интегриран във вземането на решения.
Пътят на Секретариата се е променил от надеждата за запълване на празни конферентни зали до активно фокусиране върху реалните човешки нужди на членовете на ISA и общностите, на които те служат. С развитието на своята дигитална екосистема ISA носи със себе си обновено чувство за цел и обещание: нито един социолог да не бъде изоставен.
Изображение: Световният конгрес по социология на хибридната ISA, Мелбърн, Австралия, 2023 г. Снимка: © Международна социологическа асоциация.
Прочетете повече за научните организации в дигиталната ера 
Прочетете повече за бъдещето на научните системи 
Прочетете повече за Center for Science Futures 
Прочетете повече за подхода, който е насочен към изграждането на дигитални пътища и е насочен към хората на първо място 
Прочетете повече за инструмента за планиране на онлайн или хибридна конференция 
Прочетете повече за инструмента за подобряване на потребителското изживяване в научна организация 